De Lunette Sutfene ; foto: Iaa Architecten

Cliëntenraad Sutfene

Visualiseer de bouwplannen: ervaringen met de betrokkenheid van de cliëntenraad bij het bouwplan De Lunette in Zutphen.

ActiZ, het Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg en LOC, Zeggenschap in zorg spreken in het voorjaar van 2011 met cliënten(raden) en zorgorganisaties over hun ervaringen met bouwtrajecten. Daarmee bieden wij andere organisaties zicht op de verschillende mogelijkheden, ervaringen met hulpmiddelen, het samenspel als derden investeren, op wat nuttig bleek, wat zwaar weegt en wat minder. Dit artikel geeft één gesprek weer.

Nieuwbouw met integratie van drie oude locaties

Stichting Sutfene is een zorgorganisatie die zijn werkgebied heeft in Zutphen en omstreken. De Lunette is de nieuwbouwlocatie aan de Coehoornsingel in Zutphen en bestaat uit een combinatie van 82 luxueuze zorgappartementen, 18 kleinschalige groepswoningen waar per woning 6 mensen met dementie wonen, 60 plaatsen revalidatiezorg en, nog in aanbouw zijnde, 80 plaatsen somatische verpleeghuiszorg in de vorm van zorgappartementen en groepswonen. Daarnaast is er, een behandelcentrum inclusief therapeutisch zwembad en maatschappelijke voorzieningen zoals kinderdagverblijf, huisartsen-, tandarts-, fysiotherapie- en psychologiepraktijk en een activiteitencentrum.

Foto: Iaa ArchitectenFoto: Iaa ArchitectenFoto: Iaa ArchitectenFoto: Iaa Architecten

 

 

 

 

Het complex bevat daarnaast een groot slingervormig atrium (De Singel lr genoemd), met waarin onder meer een brasserie, een café, een winkel en een kapsalon/ schoonheidssalon zijn ondergebracht. Deze nieuwbouw in gebruik genomen in 2010 - komt in plaats van drie verouderde locaties s Heerensteen, Leeuwerikweide en Slingerbosch. Sutfene is buiten Zutphen nog bezig met diverse bouwplannen het gaat om een aantal kleinere projecten.

Gesprekspartners

Wij hebben gesproken met Jannet Selhof, coördinator cliëntmedezeggenschap, Marion Planqué, projectleider nieuwbouw en Mieke Heijbroek, lid van de cliëntenraad. Jannet blijkt een belangrijke schakel te vormen tussen de cliëntenraad en MT/bestuurder.

Aan het einde van het bouwproces is er overigens wel het nodige veranderd in de vertegenwoordiging aan de kant van de cliëntenraad. Voorheen kende Sutfene een cliëntenraad per locatie en daarboven een centrale cliëntenraad. Recent is dat veranderd door één centrale cliëntenraad in te stellen met daarnaast cliëntadviesraden per doelgroep, bijv. ouderen met dementie of somatische bewoners.

Rol cliëntenraad

De cliëntenraad is tijdens het gehele bouwtraject vooral betrokken geweest via de reguliere overleggen tussen bestuurder en (centrale) cliëntenraad. Naast de reguliere overleggen zijn aparte sessies geweest met de drie betrokken locatieraden . Hiermee werd de integratie tussen de drie locatieraden tevens gefaciliteerd. Daarnaast zijn er informatiebijeenkomsten gehouden voor alle bewoners.

In de gesprekken met de cliëntenraad zochten de partijen vanaf het prille begin naar draagvlak voor de te ontwikkelen plannen, de visie op kleinschalige zorg van waaruit de keuzes worden gemaakt, rekening houdend met huidige bewoners en toekomstige bewoners. De bestuurder en cliëntenraad spraken ook open over tegenvallers. Door de complexiteit van het bouwplan en de unieke locatie was er sprake van langlopende procedures met veel momenten van inspraak. Dat leidde tot forse vertragingen. Ook over de financiële kanten is open gesproken, ook met betrekking tot tegenvallers en beperkingen. Deze openheid creëert onderling begrip en respect.

Wanneer een belangrijke fase (visie, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp) werd afgesloten werd de cliëntenraad vaak om advies gevraagd op grond van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. In de praktijk was dit veelal niet meer dan een formaliteit, omdat al zo lang en zo frequent over de plannen was gesproken. De cliëntenraad had geen behoefte aan deelname aan het bouwteam. Daarvoor was het abstractieniveau in de ogen van velen te hoog. Wel hadden kritische vragen van de cliëntenraad over de wenselijkheid en haalbaarheid van planonderdelen het effect dat ze de architect en opdrachtgever steeds prikkelden tot goede onderbouwing van hun keuzes.

Sfeerbeeld overdragen door visualiseren van bouwplan

Om de cliëntenraad mee te nemen bij de bouwplanontwikkeling is in elk overleg mondeling bijgepraat.

In het kader van wensen van toekomstige bewoners zijn ondermeer de bewoners van de aanleunwoningen bevraagd op hun wensen. Daarnaast heeft marktonderzoek plaatsgevonden en zijn enquêtes gehouden onder oudere bewoners van Zutphen.. Ook is gebruik gemaakt van materiaal van de gemeente (onder meer het gehandicaptenplatform) en woningcorporaties over woonwensen.

Visuele hulpmiddelen succesvol

Belangrijk in het proces blijkt het vinden van werkvormen om het bouwplan te visualiseren. Maquettes en andere visuele impressies van het nieuwe gebouw, onder andere door het laten zien van voorbeeld materialen en kleurenschemas zijn belangrijke hulpmiddelen geweest om het gesprek te ondersteunen. In dit verband schoof de architect of binnenhuisarchitect aan om de plannen met deze hulpmiddelen toe te lichten.

Bouwtekeningen blijken veelal te abstract en moeilijk leesbaar voor cliënten. Ook het vragen naar individuele woonwensen en het opstellen van een lijst van eisen blijken minder geslaagd. Er wordt bij de vraag naar eigen wensen snel teruggevallen op het vertrouwde en bekende. Dit blijkt ook uit de vragen van de bewoners van de oude locaties over de grootte van de nieuwe woning (gaat dat niet ten koste van zorg door grotere loopafstanden?), terwijl aanleunwoningbewoners die grootte vanzelfsprekend vinden.

Bouwplaatsbezoek

Tijdens de bouw is de bouwplaats regelmatig bezocht met de cliëntenraad. Dit blijkt een uitstekende manier om te visualiseren. Bovendien konden de leden van de cliëntenraad hiermee naar de mede-bewoners als ambassadeur optreden over verwachtingen ten aanzien van de nieuwe woningen.

Ervaringen nu het gebouw er staat

Interessant zijn de ervaringen nu het gebouw er staat. Het gebruik en de beleving van het gebouw vraagt nog wat tijd. Het atrium is nog groeiende in gebruik en sfeer. Met name bewoners uit één van de oude locaties die nu nog als groep optrekken missen daarin hun eigen ruimte. Zij hebben nog wat moeite met de brasserie in het open atrium . Nieuwkomers, die geen ervaring hebben met de oudbouw zijn sneller gewend aan het atrium. Vooral op vrijdagmiddag en in de weekenden is er veel te doen in het atrium en fungeert het meer en meer als ontmoetingsplaats waar de maatschappij van buiten naar binnen komt.

Bijna niet te voorkomen zijn wat kinderziektes in de techniek. Het inregelen van installaties en de werking van domotica-leefcirkels vraagt nog wat tijd.

Lessen voor cliëntenraden en zorgaanbieders

  • communiceer vroegtijdig en frequent over de voortgang, liefst elk overleg tussen bestuurder en cliëntenraad
  • wees open over tegenvallers in de planning vanwege vergunningprocedures en bezwaarprocedures en financiële tegenvallers of beperkingen
  • geef de cliëntenraad invloed op de themas die hen aanspreken en op een wijze die werkt. Bij Sutfene is de cliëntenraad vooral betrokken geweest bij discussies over visie en sfeer. Daarbij zijn vormen gezocht die het kunnen visualiseren, bijv. met behulp van maquettes en sessies met de (binnenhuis)architect. Lijstjes rond individuele eisen (leefwensenonderzoek) en commentaar op bouwtekeningen bleken niet altijd goed te werken.
  • Laat bij een integratie van meerdere locaties met eigen culturen de verschillende groepen en hun cliëntenraden vroegtijdig met elkaar kennis maken.

Meer informatie

01-06-2011